Księgi rachunkowe prowadzone są na podstawie dowodów księgowych i ujmują zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Obejmują one zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów.
Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki. Mogą być prowadzone poza siedzibą jednostki, w przypadku powierzenia ich prowadzenia jednostce uprawnionej - zgodnie z obowiązującymi przepisami - do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W takiej sytuacji kierownik jednostki jest obowiązany:
- powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia ich wydania poza siedzibę jednostki
- zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontrolne
Otwarcia ksiąg rachunkowych dokonuje się na:
- dzień rozpoczęcia działalności
- początek każdego następnego roku obrotowego
- dzień zmiany formy prawnej, połączenia lub podziału jednostki
- dzień rozpoczęcia likwidacji lub postępowania upadłościowego
Księgi otwiera się w ciągu 15 dni od dnia wymienionych zdarzeń. Otwarcia ksiąg rachunkowych pod datą rozpoczęcia działalności dokonuje się przez wprowadzenie do ewidencji księgowej stanu aktywów i pasywów, potwierdzonego spisem z natury rzeczowych składników majątku i gotówki (inwentaryzacja).
Księgi rachunkowe zamyka się na:
- dzień kończący rok obrotowy
- dzień zakończenia działalności, w tym również sprzedaży i zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego
- dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, postawienia w stan likwidacji lub upadłości
Księgi zamyka się nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia tych zdarzeń. Ostateczne zamknięcie ksiąg jednostki powinno być dokonane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
Księgi rachunkowe obejmują:
- dziennik – służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły
- konta księgi głównej – wprowadza się pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych salda początkowe aktywów i pasywów, a następnie dokonuje zapisów wszystkich operacji za kolejne miesiące, zarejestrowanych uprzednio lub jednocześnie w dzienniku
- konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) – prowadzi się w szczególności dla:
- środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonanych od nich odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych)
- rozrachunków z kontrahentami
- rozrachunków z pracownikami
- operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych)
- operacji zakupu (obce faktury i inne dowody)
- kosztów
- zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych
- wykaz składników aktywów i pasywów